流程图末尾常统一写“结束”，但结束可能代表任务完成、主动取消、条件不满足或处理失败。若这些状态混在一起，统计、通知和后续动作都会失去含义。本文用虚构流程说明终态设计。
先明确要解决的具体问题
图中只表达业务语义，不假设系统一定记录这些状态，也不编造失败率或超时时间。先写清对象、使用者和这次工作的边界。没有核实的条件保留为待确认，不能为了让版面显得完整，就补写产品能力、业务规则、数字或人物背景。本文中的场景均为虚构示例，不代表真实客户案例。
把信息拆成可以核对的部分
先列出所有离开流程的原因，再为每个终态写清触发条件、已经产生的结果、需要通知的对象和是否允许重新开始。每一部分都要说明来源或判断依据，并区分事实记录、团队解释和准备采取的动作。名称相近不代表含义相同，不能只看关键词就合并；出现冲突时，应保留不同版本并标注待谁确认。
用一个虚构案例走完整过程
虚构资料处理任务中，申请人撤回进入取消；材料不符合适用范围进入不受理；执行中出现未解决错误进入失败；只有结果生成并通过检查才进入完成。四个状态都附有对应输出。整理者随后从入口开始，逐项检查读者能否找到依据、下一步和完成条件。案例只是演示方法，不意味着英飞思想家会自动替团队完成判断，也不涉及未核实的按钮、价格或系统行为。
检查异常、反例与未知状态
检查取消被计入失败、材料不足被误写成系统错误、完成节点没有真实输出，以及重试后旧任务仍显示运行中。遇到与预期相反的材料，应记录它影响哪一项判断。未知不能直接归入失败、同意或完成，也不能通过删除卡片、改写标题或画一条顺畅连线把问题藏起来。
让未参与整理的人独立试用
请另一位读者只根据成稿完成一次查找、判断或交接，并记录必须追问的位置。修正时回到原始依据，先解决事实和结构问题，再处理样式；流程示意图要明确标为示意，不能冒充产品截图或真实运行记录。
最后的交付建议
终态名称应让业务人员一眼理解，颜色只能辅助，不能承担全部含义。没有定义的恢复路径保持待确认。建议交付前再核对标题、正文、两张配图和行动建议是否使用同一口径。图形负责把关系呈现清楚，不能替团队制定尚不存在的规则。对象、版本或场景改变后，应重新检查这套方法是否仍然适用，并保留未解决的问题。